Optimale performance

Het gehele proces van KBNT draait om controle op het uitvoeren van de werkzaamheden van de zorgverleners volgens de wet- en regelgeving. Dit dient één keer in de vijf jaar uitgevoerd te worden, zodat de zorgverleners declaraties mogen blijven indienen bij de zorgverzekeraars. Voldoen zij niet aan de wet- en regelgeving, dan mogen zij dus geen declaraties meer indienen. Zij liepen tegen het volgende aan:

• Volledig handmatig proces.
• Maximaal 2 visitaties (bezoek aan zorgverleners) per dag mogelijk.
• Vragenlijsten alleen mogelijk tijdens visitatie.
• Uitnodigingen worden handmatig verstuurd.
• Vragenlijsten worden handmatig uitgewerkt.
• Rapportage handmatig opgesteld.
• Slechte performance

KBNT plaatste haar stip op de horizon: het automatiseren van het proces om zo efficiënt te gaan werken en de performance te verbeteren met minimaal 50%.

Een mooie applicatie is in gebruik. Ontwikkeld vanuit het JDI platform (backoffice), welke als basis diende. En gekoppeld aan een nieuw ontwikkeld intranet. De nieuwe KBNT applicatie biedt de volgende optimalisaties:

• Visiteurs kunnen zelf aangeven binnen welke straal aan kilometers zij zorgverleners willen bezoeken en binnen welke werktijden.
• Routes worden automatisch berekend, waardoor er nu drie visitaties kunnen plaats vinden in plaats van twee.
• Zorgverleners ontvangen geheel geautomatiseerd een uitnodiging voor de visitatie, inclusief uitleg en een link naar hun persoonlijk intranet account.
• Onder het persoonlijke intranet account is de vragenlijst online beschikbaar, waardoor deze al vooraf aan de visitatie ingevuld kan worden door de zorgverlener.
• In de backoffice is de status van de vragenlijst inzichtelijk, waardoor de visiteur zich kan voorbereiden op zijn bezoek.
• Visiteur kan rechtstreeks vanuit de eigen beveiligde omgeving in de applicatie de vragenlijst benaderen tijdens het bezoek.
• Er zijn twee omgevingen, voor de zorgverlener en voor de visiteur, beschikbaar met beiden een identieke uitstraling. Hierdoor is het mogelijk voor de visiteur om opmerkingen en aantekeningen plaatsen bij de vragenlijst, welke niet inzichtelijk zijn voor de zorgverleners.
• Handtekeningen kunnen digitaal geplaatst worden.
• Er kan een PDF gegenereerd worden of een download van het rapport, zodat deze direct gemaild kan worden aan de zorgverlener. De branchevereniging krijgt hiervan automatisch een cc-mail.
• De applicatie zorgt voor een verbetering van de performance van meer dan 75%.
• De applicatie zorgt ervoor dat er meer efficiency is bereikt.
• Het gehele proces is nu volledig geautomatiseerd.

Welk proces vooraf ging aan het live zetten van deze applicatie en wat hier bij kwam kijken, lees je hieronder.

Na de eerste kennismaking zijn we van start gegaan met een innovatieve strategische sessie. Tijdens deze sessie is het gehele proces doorgelopen en is uitgebreid bekeken en besproken waar het proces geoptimaliseerd kan worden. Ook de nieuwe wensen en eisen kwamen hierbij aan bod. Na deze sessie waren de functionaliteiten voor het MVP bekend. Om deze nog beter in beeld te krijgen is hier een workflow van gemaakt. Deze workflow resulteerde in de conclusie dat er ook een Intranet nodig was. Om dit goed in te richten was ons advies om ook de website te verbeteren.

Voor ons lagen mooie uitdagingen. Zo was het nog beter doorgronden van het huidige proces en deze ons eigen maken om het vervolgens te optimaliseren daar één van. Het genereren van de planning was door de hoeveelheid aan variabelen waar rekening mee moest worden gehouden ook een uitdaging. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de hoeveelheid aan verschillende locaties, vakanties van de visiteurs en de verschillende routes die gereden moeten worden. Een andere uitdaging lag in het dynamisch maken van de rapportage. Vragen die gesteld worden zijn namelijk weer afhankelijk van de antwoorden die daarvoor worden gegeven.

Het ontwikkelen van de applicatie is op Agile werkwijze aangepakt, in sprints van twee weken. Na elke twee weken stond er een overleg gepland met de klant om de voortgang te bespreken en werden de werkzaamheden voor de komende sprint afgestemd.

Het JDI platform (backoffice) vormde de basis voor dit project. Nadat hier alle basisgegevens waren ingevoerd was het tijd om aan de slag te gaan met de planningsmodule. Deze module is ingericht middels een Google Maps API. Voor de visiteurs moest er een efficiënte route berekend worden tussen de zorgverleners. De berekening van deze route is vervolgens verfijnd en verrijkt met de beschikbaarheid van de visiteurs en zorgverleners. Op basis van testdata is hiermee uitvoerig getest.

Tijdens het inrichten van het JDI platform zijn we direct gestart met het vormgeven van de website en het intranet. Middels een API wisselen het JDI platform en het Intranet informatie met elkaar.

In fases is de applicatie live gegaan, dit om zo elke functionaliteit die is ontwikkeld goed te kunnen testen en hierop te kunnen anticiperen. En ook om ervoor te zorgen dat KBNT al snel over een gedeelte van de functionaliteiten kon beschikken en in gebruik kon nemen

Een complex proces is geoptimaliseerd en geautomatiseerd middels een efficiënte applicatie. Handmatige handelingen zijn verleden tijd en rapporten worden direct gegenereerd. En doordat de efficiëntie vergroot is, zijn er nu drie visitaties mogelijk op een dag in plaats van maximaal twee. De zorgverleners en visiteurs beschikken over een eigen gepersonaliseerde omgeving binnen een intranet, waar zij de informatie vinden die zij nodig hebben. Beiden met dezelfde uitstraling en met net een andere inhoud. Met deze applicatie heeft KBNT haar stip aan de horizon bereikt. Zij hebben hierdoor meer dan 75% van haar performance verbeterd. Een succes!